Procedura per la presentazione e la gestione delle segnalazioni di presunte condotte illecite (Whistleblowing)

1. Fonte normativa e natura dell’istituto

L’art. 1, comma 51, della Legge 190/2012 (cd. Legge anticorruzione) ha inserito nell’ambito del D.Lgs. 165/2001 l’articolo 54 bis, rubricato “Tutela del dipendente pubblico che segnala illeciti”, in virtù del quale è stata introdotta per la prima volta nel nostro ordinamento una disciplina finalizzata a favorire l’emersione di fattispecie di illecito e di irregolarità, nota nei paesi anglosassoni come Whistleblowing.

Con l’espressione Whistleblower (in seguito anche Segnalante) si fa riferimento, più in particolare, al dipendente di un’amministrazione (pubblica o privata) che segnala, agli organi legittimati ad intervenire, violazioni o irregolarità commesse ai danni dell’interesse pubblico e dell’amministrazione di appartenenza.

Con la Legge 179/2017 (“Disposizioni per la tutela degli autori di segnalazioni di reati o irregolarità di cui siano venuti a conoscenza nell’ambito di un rapporto di lavoro pubblico o privato”) è stata parzialmente modificata la disciplina dell’istituto del Whistleblowing e ne è stata estesa l’applicazione anche agli enti di diritto privato sottoposti a controllo pubblico ai sensi dell’articolo 2359 del codice civile, nonché agli enti pubblici economici. La stessa Legge prevedeva, inoltre, all’articolo 1 comma 5, l’adozione da parte di Anac di apposite linee guida relative alle procedure per la presentazione e la gestione delle segnalazioni.

Da ultimo, il legislatore italiano è nuovamente intervenuto sulla disciplina del Whistleblowing per il tramite del D.lgs. 24/2023 con il quale, attuando nel nostro ordinamento la direttiva (UE) 2019/1937 del Parlamento europeo e del Consiglio del 23 ottobre 2019, ha raccolto in un unico testo normativo l’intera disciplina dei canali di segnalazione e delle tutele riconosciute ai segnalanti sia del settore pubblico che privato.

Ne è derivata, in particolare, una disciplina organica e uniforme finalizzata a una maggiore tutela del Whistleblower.

Infranet S.p.A. (“Infranet” o la “Società”) è tenuta a conformarsi alle previsioni contenute nel D.lgs. 24/2023 specificamente previste per i soggetti del settore pubblico, in ragione della definizione che di questi ultimi è data dall’art. 2, co. 1 lett. p) del decreto, che comprende anche le società a controllo pubblico di cui all’art. 2, co. 1, lett. m) del D.lgs. 175/2016.

2. Scopo e finalità della procedura

L’obiettivo perseguito dalla presente procedura – in continuità, peraltro, con quanto già previsto dalla Procedura Whistleblowing e dalla Procedura Segnalazioni precedentemente adottate dalla Società per il reporting, rispettivamente, di ogni tipologia di illecito, irregolarità o di comportamenti a rischio afferenti genericamente all’ambito aziendale e di condotte illecite rilevanti ai sensi del D.lgs. 231/2001 (“Decreto 231”) o di violazioni del Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo (“Modello 231”) adottato dalla Società ai sensi del Decreto 231 – è quello di descrivere e regolamentare il processo per la ricezione, l’analisi e il trattamento delle segnalazioni relative:

1. ad illeciti amministrativi, contabili, civili o penali avvenuti nel contesto aziendale;
2. a condotte illecite rilevanti ai sensi del Decreto 231 o a violazioni del Modello 231 della Società;
3. alle violazioni del diritto dell’Unione europea e delle disposizioni nazionali richiamate dal D.lgs. 24/2023;
4. ad atti o omissioni riferibili alla Società che ledono gli interessi finanziari dell’Unione Europea;
5. ad atti o omissioni – imputabili alla Società – e riguardanti il mercato interno, incluse le violazioni della disciplina dell’Unione europea in materia di concorrenza e aiuti di Stato e le violazioni riguardanti il mercato interno connesse ad atti che violano le norme in materia di imposte sulla società; nonché
6. ad atti o comportamenti che vanificano l’oggetto o la finalità delle disposizioni contenute negli atti dell’Unione europea emessi nei settori di cui ai punti 3, 4 e 5 che precedono e,
7. più in generale, del sistema procedurale aziendale,

fornendo al segnalante indicazioni operative sull’oggetto, i contenuti, i destinatari e le modalità di trasmissione e di gestione delle segnalazioni e sulle forme di tutela previste da Infranet per il segnalante e il segnalato.

La presente procedura ha altresì lo scopo di disciplinare le modalità di accertamento della validità e fondatezza delle segnalazioni e, conseguentemente, di intraprendere le opportune azioni correttive e disciplinari.

Infranet, infatti, intende garantire nel massimo grado la cultura della trasparenza, dell’etica del business e della correttezza nell’ambito della propria operatività quotidiana: la Società, con l’adozione della presente Procedura, promuove pertanto la conoscenza e l’osservanza del proprio Modello 231 e dei protocolli aziendali tra tutti i propri dipendenti, collaboratori e/o le persone che intrattengono rapporti con essa – richiedendone il rispetto e prevedendo, in caso di inosservanza, adeguate sanzioni disciplinari o contrattuali – e incoraggia il proprio personale a segnalare eventuali illeciti o violazioni dei protocolli aziendali e del Modello 231 di cui abbiano conoscenza, assicurando un’attenta ed efficace gestione delle segnalazioni e la massima tutela e riservatezza dell’identità del segnalante, della persona coinvolta e dei fatti oggetto della segnalazione

3. Riferimenti normativi

I riferimenti, interni ed esterni, della presente Procedure sono:

il Modello 231 e il Codice Etico di Infranet;
il sistema procedurale, le linee guida e i regolamenti interni;
il sistema di procure vigente;
il sistema disciplinare;
il Decreto 231 (in materia di responsabilità amministrativa da reato degli enti);
il D.lgs. 10 marzo 2023, n. 24 che ha attuato la direttiva (UE) 2019/1937 del Parlamento europeo e del Consiglio del 23 ottobre 2019, riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione e ha introdotto disposizioni riguardanti la protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali (“Decreto Whistleblowing”);
le Linee Guida ANAC in materia di protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione europea e violazioni delle disposizioni normative nazionali, approvate con Delibera n°311 del 12 luglio 2023.

4. Definizioni

Ai fini della presente procedura, si intende per:

Codice Etico: il documento che esprime gli impegni e le responsabilità etiche nella conduzione degli affari e delle attività aziendali assunti dai collaboratori di Infranet, siano essi amministratori, dipendenti, collaboratori o partner;

Contesto lavorativo: le attività lavorative o professionali, presenti o passate, svolte nell’ambito dei rapporti di lavoro con Infranet, attraverso le quali, indipendentemente dalla natura di tali attività, una persona acquisisce informazioni sulle violazioni e nel cui ambito potrebbe rischiare di subire ritorsioni in caso di segnalazione, di divulgazione pubblica o di denuncia all’autorità giudiziaria o contabile;

Custode dell’identità: il soggetto che, nell’ambito del canale di segnalazione interno di natura informatica, permette l’associazione tra identità del segnalante e contenuto della segnalazione, Nel caso della Società è il DPO;

Divulgazione pubblica: rendere di pubblico dominio informazioni sulle violazioni tramite la stampa o mezzi elettronici o comunque tramite mezzi di diffusione in grado di raggiungere un numero elevato di persone;

Facilitatore: una persona fisica che assiste una persona segnalante nel processo di segnalazione, operante all’interno del medesimo contesto lavorativo e la cui assistenza deve essere mantenuta riservata;

Informazioni sulle violazioni: informazioni, compresi i fondati sospetti, riguardanti violazioni commesse o che, sulla base di elementi concreti, potrebbero essere commesse all’interno di Infranet, nonché gli elementi riguardanti condotte volte ad occultare tali violazioni;

Persona coinvolta: la persona fisica o giuridica menzionata nella segnalazione interna o esterna ovvero nella divulgazione pubblica come persona alla quale la violazione è attribuita o come persona comunque implicata nella violazione segnalata o divulgata pubblicamente;

Persona segnalante o Segnalante: la persona fisica che effettua la segnalazione o la divulgazione pubblica di informazioni sulle violazioni acquisite nell’ambito del proprio contesto lavorativo;

Riscontro: comunicazione alla persona segnalante di informazioni relative al seguito che viene dato o che si intende dare alla segnalazione;

RPCT: il Responsabile della Prevenzione della Corruzione e Trasparenza di cui all’art. 1, co. 7 della legge 190/2012, che – ai sensi dell’art. 4, co. 5 del Decreto Whistleblowing – è la persona cui è affidata la gestione dei canali di Segnalazione interna;

Segnalazione: la comunicazione scritta od orale, nominativa o anonima (in cui, cioè, le generalità del segnalante non sono esplicitate, né rintracciabili) di informazioni sulle violazioni;

Segnalazione esterna: la comunicazione, scritta od orale, presentata tramite i canali di segnalazione istituiti dall’Autorità Nazionale Anticorruzione (“ANAC”);

Segnalazione interna: la comunicazione, scritta od orale, presentata tramite i canali di segnalazione interni istituiti da Infranet;

Seguito: l’azione intrapresa dal soggetto cui è affidata la gestione del canale di segnalazione per valutare la sussistenza dei fatti segnalati, l’esito delle indagini e le eventuali misure adottate;

Violazioni: comportamenti, atti od omissioni che ledono l’interesse pubblico o l’integrità di Infranet e che possono consistere, ai sensi del Decreto Whistleblowing, in:

illeciti amministrativi, contabili, civili o penali avvenuti nel contesto aziendale
illeciti rilevanti ai sensi del Decreto 231;
violazioni del Modello 231 o del Codice Etico (ad esempio, condotte persecutorie, intimidatorie, discriminatorie, di mobbing o di molestia sessuale);
illeciti che rientrano nell’ambito di applicazione degli atti dell’Unione europea o nazionali in materia di appalti pubblici, servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo; sicurezza e conformità dei prodotti; sicurezza dei trasporti; tutela dell’ambiente; radioprotezione e sicurezza nucleare; sicurezza degli alimenti e dei mangimi e salute e benessere degli animali; salute pubblica; protezione dei consumatori; tutela della vita privata e protezione dei dati personali e sicurezza delle reti e dei sistemi informativi;
atti od omissioni che ledono gli interessi finanziari dell’Unione europea ovvero le norme del mercato interno;
atti o comportamenti che vanificano l’oggetto o la finalità delle disposizioni di cui agli atti dell’Unione menzionati nei due punti che precedono.

In relazione ai termini non espressamente definiti nella presente Procedura si intendono richiamate le definizioni previste nel Modello 231 di Infranet.

5. Soggetti legittimati alla presentazione di una segnalazione

Ai sensi dell’art. 3 del Decreto Whistleblowing, possono inoltrare una segnalazione aventi ad oggetto taluna delle Violazioni le seguenti categorie di soggetti:

i dipendenti della Società, inclusi i tirocinanti e i volontari;
i consulenti;
i collaboratori della Società, cioè i soggetti che intrattengono con Infranet (i) rapporti di collaborazione coordinata e continuativa; (ii) rapporti di agenzia e altri rapporti che si concretino in una prestazione di opera coordinata e continuativa, prevalentemente personale, a carattere non subordinato;
i lavoratori o i collaboratori delle imprese fornitrici di beni o servizi o che realizzano opere in favore della Società;
i liberi professionisti che prestano la propria attività presso Infranet;
gli azionisti (persone fisiche);
le persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza, anche qualora tali funzioni siano esercitate in via di mero fatto.

6. Oggetto della segnalazione

In conformità alla normativa vigente, chiunque lavora o collabora, internamente o esternamente, con Infranet può segnalare, a tutela dell’interesse pubblico o dell’integrità della Società, le violazioni o le presunte violazioni di disposizioni normative nazionali o dell’Unione europea, nonché condotte rilevanti ai sensi del Decreto 2001, violazioni delle prescrizioni del Modello 231 e delle procedure interne della società di cui sia venuto a conoscenza in ragione delle funzioni svolte tra cui rientrano, a mero titolo esemplificativo:

condotte suscettibili di costituire reato (tra cui, in particolare, i delitti contro la pubblica amministrazione);
violazioni del Piano Triennale di Prevenzione della corruzione e del Codice di comportamento;
fatti che possono comportare un danno erariale o un pregiudizio patrimoniale o all’immagine delle Società.

E’ in ogni caso indispensabile che la segnalazione sia effettuata nell’interesse pubblico, dovendo essere necessariamente finalizzata alla salvaguardia dell’integrità della Società, e non alla soddisfazione di esigenze individuali del Segnalante. La segnalazione non può, infatti, riguardare lamentele o rimostranze di carattere personale di quest’ultimo o richieste che attengono alla disciplina del rapporto di lavoro, del rapporto contrattuale o ai rapporti con il superiore gerarchico o i colleghi o i referenti aziendali, per le quali occorre fare riferimento al Reparto Risorse Umane, nel caso in cui il Segnalante sia un dipendente, ovvero direttamente al RPCT negli altri casi.

In ogni caso, considerato lo spirito della norma – che è quello di incentivare la collaborazione di chi lavora all’interno delle pubbliche amministrazioni e degli enti di diritto privato in controllo pubblico per l’emersione dei fenomeni corruttivi – non è necessario che il Segnalante sia certo dell’effettivo avvenimento dei fatti denunciati e dell’autore degli stessi, essendo invece sufficiente che, in base alle proprie conoscenze, egli ritenga altamente probabile che si sia verificato un fatto illecito nel senso sopra indicato.

Le segnalazioni saranno prese in considerazione solo qualora non appaiano prima facie irrilevanti, destituite di fondamento e non circostanziate.

Si rappresenta, poi che le segnalazioni possono essere fatte solo agendo in buona fede: pertanto, in caso di segnalazioni palesemente infondate e/o effettuate con dolo o colpa grave, Infranet potrà intraprendere iniziative di carattere disciplinare per la tutela propria e del soggetto segnalato.

7. Contenuto delle segnalazioni

Il Segnalante deve fornire tutti gli elementi utili a consentire di procedere alle dovute ed appropriate verifiche ed accertamenti a riscontro della fondatezza dei fatti oggetto di segnalazione. A tal fine, la segnalazione deve contenere i seguenti elementi:

le eventuali generalità (nome, cognome, recapito telefonico e mail) della persona segnalante (la cui indicazione, tuttavia, non è obbligatoria ai fini della segnalazione) e la sua qualifica (se dipendente, soggetto esterno ad Infranet o facilitatore);
le circostanze di tempo e di luogo in cui sono stati commessi i fatti e se questi sono o meno in corso;
se il segnalante ha riferito a taluno i fatti oggetto della segnalazione (la cui indicazione, tuttavia, non è obbligatoria ai fini della segnalazione);
una chiara e completa descrizione dei fatti oggetto di segnalazione;
se conosciute, le generalità o altri elementi (come la qualifica e il reparto in cui svolge l’attività) che consentano di identificare il/i soggetto/i che ha/hanno posto in essere i fatti segnalati;
l’indicazione di eventuali altri soggetti che possono riferire sui fatti oggetto di segnalazione;
l’indicazione di eventuali documenti che possono confermare la fondatezza di tali fatti;
ogni altra informazione che possa fornire un utile riscontro circa la sussistenza dei fatti segnalati.

Non verranno prese in considerazione ai fini dello svolgimento dell’istruttoria, salvo eventuali richieste di integrazioni o la trasmissione agli enti competenti:

le segnalazioni inerenti a fatti che non siano riferibili né al personale, né all’ambito di intervento della Società;
le segnalazioni aventi esclusivamente ad oggetto doglianze o lamentele di carattere personale;
le segnalazioni fondate su meri sospetti o

Il testo della segnalazione e la documentazione ad essa eventualmente allegata saranno conservati per un tempo non superiore a 5 anni, conformemente all’art. 14 del Decreto Whistleblowing, in modo da consentire alla Società di rintracciarle nel caso in cui il segnalante comunicasse ad ANAC di aver subito misure ritorsive a causa della segnalazione anonima e chiedesse, così, di beneficiare – ai sensi dell’art. 16, co. 4 del Decreto Whistleblowing – della tutela che tale decreto garantisce a fronte di misure ritorsive.

8. Canali di segnalazione

Canali di segnalazione interni

In conformità all’art. 4 del Decreto Whistleblowing, Infranet ha istituito canali di segnalazione interni che garantiscono la riservatezza dell’identità della persona segnalante, della persona coinvolta e della persona comunque menzionata nella segnalazione, nonché del contenuto della segnalazione e della relativa documentazione. Le modalità di inoltro delle segnalazioni in oggetto sono specificate al successivo § 9.

Canale di segnalazione esterno

La persona segnalante può, a determinate condizioni, effettuare la segnalazione tramite il canale di segnalazione esterno istituito e gestito dall’ANAC:

servizi.anticorruzione.it/segnalazioni

In particolare, ai sensi dell’art. 6 del Decreto Whistleblowing, la persona segnalante può effettuare una segnalazione esterna se, al momento della sua presentazione:

ha già effettuato una segnalazione interna e la stessa non ha avuto seguito;
ha fondati motivi di ritenere che, se effettuasse una segnalazione interna, alla stessa non sarebbe dato efficace seguito (ad esempio, perché la stessa riguarda il RPCT) ovvero che la stessa segnalazione possa determinare il rischio di ritorsione; oppure
ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.

Divulgazione pubblica

Se la violazione riguarda:

illeciti che rientrano nell’ambito di applicazione degli atti dell’Unione europea o nazionali in materia di appalti pubblici, servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo; sicurezza e conformità dei prodotti; sicurezza dei trasporti; tutela dell’ambiente; radioprotezione e sicurezza nucleare; sicurezza degli alimenti e dei mangimi e salute e benessere degli animali; salute pubblica; protezione dei consumatori; tutela della vita privata e protezione dei dati personali e sicurezza delle reti e dei sistemi informativi;
atti od omissioni che ledono gli interessi finanziari dell’Unione europea ovvero le norme del mercato interno; ovvero
atti o comportamenti che vanificano l’oggetto o la finalità delle disposizioni di cui agli atti dell’Unione menzionati nei punti precedenti

la persona segnalante può, a determinate condizioni, effettuare una divulgazione pubblica.

In particolare, ai sensi dell’art. 15 del Decreto Whistleblowing, la persona segnalante può effettuare una divulgazione pubblica se, al momento della sua presentazione:

ha previamente effettuato una segnalazione interna ed esterna – ovvero ha effettuato direttamente una segnalazione esterna alle condizioni richiamate in precedenza – e non è stato dato riscontro nei termini previsti dal Decreto Whistleblowing in merito alle misure previste o adottate per dar seguito alle segnalazioni;
ha fondato motivo di ritenere che la violazione potrebbe costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse; oppure
ha fondato motivo di ritenere che la segnalazione esterna possa comportare il rischio di ritorsioni o possa non avere efficace seguito in ragione delle specifiche circostanze del caso concreto, come quelle in cui possano essere occultate o distrutte prove oppure in cui vi sia fondato timore che chi ha ricevuto la segnalazione possa essere colluso con l’autore della violazione o coinvolto nella violazione stessa.

Da ultimo, si segnala che le segnalazioni interne inviate dal personale al proprio superiore, nonché quelle pervenute per errore ad un qualsiasi altro dipendente, devono essere da questi trasmesse – entro sette giorni dal ricevimento – al RPCT, adottando tutte le cautele del caso per garantire la riservatezza dell’identità del Segnalante e del contenuto della segnalazione (ad es. non procedendo alla protocollazione della segnalazione, che dovrà essere consegnata in busta chiusa al RPCT e provvedendo in seguito alla cancellazione del messaggio).

9. Modalità e destinatari della segnalazione attraverso i canali interni

La Società mette a disposizione due canali di segnalazione interni. Il segnalante, infatti, può effettuare una segnalazione:

tramite il software OpenBlow, accessibile da qualsiasi browser e dal sito web di Infranet nella sezione “Società Trasparente”. ll Software è strutturato in maniera tale da guidare il segnalante in ogni fase della segnalazione: in particolare, alla persona segnalante verrà richiesto dal programma di compilare una serie di campi obbligatori per fornire le informazioni necessarie a circostanziare la segnalazione;
in forma scritta, compilando l’apposito modello reperibile nella sezione “Società Trasparente” del sito web di Infranet. La segnalazione va recapitata, in busta chiusa, all’attenzione del RCPT, Via Pacinotti, n. 12, Bolzano – 39100, con la dicitura “Riservata al RPCT”. A tal fine (ed in vista della protocollazione riservata della segnalazione a cura del RPCT), il segnalante deve inserire nel plico con la dicitura suindicata una prima busta chiusa con i propri dati identificativi (unitamente alla fotocopia del suo documento di riconoscimento) e una seconda busta chiusa con la segnalazione, in modo da separare i dati identificativi del segnalante dalla segnalazione.

10. Attività di verifica della fondatezza della segnalazione

La gestione e la verifica sulla fondatezza delle circostanze rappresentate nella segnalazione sono affidate al RPCT a norma dell’art. 4, co. 5 del Decreto Whistleblowing, che vi provvede nel rispetto dei principi di imparzialità e riservatezza, nell’interesse generale e di tutte le parti coinvolte, effettuando ogni attività ritenuta opportuna, inclusa l’audizione personale del Segnalante e di eventuali altri soggetti che possono riferire sui fatti segnalati.

Una volta ricevuta la segnalazione secondo i canali previsti nella presente procedura, la gestione della stessa è articolata in tre fasi:

a. Protocollazione e custodia;

b. Vaglio preliminare;

c. Istruttoria e comunicazione dell’esito.

a)Protocollazione e custodia

Nel caso la segnalazione venga effettuata tramite il Software, quest’ultimo provvede automaticamente a protocollarla e a trasmetterla al RPCT, che si interfaccerà con il segnalante mediante la dashboard a lui accessibile. Dal canto suo, il segnalante, potrà accedere – mediante il codice alfanumerico a lui trasmesso al momento dell’invio della segnalazione – all’ambiente informatico in cui potrà vedere lo stato della segnalazione e le eventuali richieste/informazioni trasmesse dal RPCT nella chat asincrona.

Nel caso la segnalazione venga effettuata tramite posta ordinaria queste sono protocollate dal RPCT “in forma riservata”, assicurando che la visibilità delle corrispondenti registrazioni di protocollo e dei relativi documenti sia limitata esclusivamente a sé stesso. Il RPCT, ricevuta la segnalazione, identifica il Segnalante in base all’identità, la qualifica e il ruolo e mantiene separati i dati identificativi dal contenuto della segnalazione, attribuendo a quest’ultima un apposito codice sostitutivo dei dati identificativi.

Una volta protocollata la segnalazione, il RPCT rilascia alla persona segnalante avviso di ricevimento della segnalazione entro sette giorni dalla data di ricezione, mediante l’apposita funzionalità presente sul Software o – in caso di segnalazione a mezzo posta – scrivendo al recapito email indicato nel modulo di segnalazione.

b) Vaglio preliminare

Il vaglio preliminare ha lo scopo di verificare, sulla base degli elementi immediatamente disponibili, la sussistenza di cause di irricevibilità, inammissibilità e la non manifesta infondatezza della segnalazione ricevuta. A tal fine il RPCT valuta i contenuti della Segnalazione e:

laddove rilevi da subito che la stessa sia palesemente infondata procede all’archiviazione immediata;

A titolo di esempio, non superano tale vaglio preliminare le segnalazioni generiche, non comprensibili, pretestuose, non relative alle condotte rilevanti descritte, che non indicano le ragioni connesse alle funzioni svolte dal segnalante che hanno consentito di conoscere i fatti, in relazione alle quali non emergono ragioni di tutela dell’integrità di Infranet e, comunque, che siano prive di ogni altro elemento essenziale per poter dar seguito all’istruttoria.

laddove la segnalazione, pure non palesemente infondata, non sia ben circostanziata, richiede ulteriori informazioni al segnalante. Nel caso in cui non sia possibile raccogliere informazioni sufficienti a circostanziare la segnalazione e avviare l’indagine, questa viene archiviata;

in caso in cui la segnalazione appaia circostanziata con elementi di fatto precisi e concordanti dà seguito all’istruttoria.

c) Istruttoria e comunicazione dell’esito

L’istruttoria è l’insieme delle attività finalizzate a verificare il contenuto delle segnalazioni pervenute e ad acquisire elementi utili alla successiva fase di valutazione, garantendo la massima riservatezza sull’identità del segnala e sull’oggetto della segnalazione.

Nello specifico, il RPCT ha il compito di:

mantenere le interlocuzioni con la persona segnalante e richiedere a quest’ultima, se necessario, integrazioni;
dare diligente seguito alle segnalazioni ricevute;
fornire riscontro alla segnalazione entro tre mesi dalla data dell’avviso di ricevimento o, in mancanza di tale avviso, entro tre mesi dalla scadenza del termine di sette giorni dalla presentazione della segnalazione.

L’ordine di priorità dell’esame delle segnalazioni nonché i tempi della fase istruttoria e delle conseguenti valutazioni dipendono dalla tipologia e gravità dei fatti segnalati, dalla rilevanza dell’interesse alla tutela di Infranet anche in rapporto alle possibili conseguenze sanzionatorie, dalla complessità dell’istruttoria e dalle altre circostanze concrete relative alla segnalazione.

Il RPCT può avvalersi della collaborazione della funzione compliance o di altre funzioni interne alla Società per lo svolgimento dell’attività istruttoria. A tal fine, nel caso di segnalazione effettuate a mezzo Software provvede a inoltrare la richiesta mediante la specifica funzionalità presente sull’interfaccia (“flussi esterni”); laddove, invece, la segnalazione sia stata fatta a mezzo posta, il RPCT provvede a trasmettere una comunicazione a mezzo mail alla persona o all’ufficio di volta in volta interessato, limitandosi a richiedere gli elementi strettamente necessari alla prosecuzione delle attività istruttorie, senza rivelare – salvo ciò non sia inevitabile e/o strettamente necessario per il completamento stesso delle attività – i dati del segnalante o il contenuto della segnalazione.

Nel caso di segnalazione effettuata tramite Software, l’identità del segnalante non sarà conoscibile al RPCT fino a che il Custode dell’Identità non avrà dato il proprio assenso mediante la specifica interfaccia prevista dall’applicativo informatico.

Quando la natura o la complessità delle verifiche lo richiedano, può avvalersi della collaborazione di consulenti esterni per effettuare le attività ritenute opportune, inclusa l’audizione della persona segnalante e di eventuali altri soggetti che possono riferire sui fatti. In ogni caso, l’analisi delle segnalazioni ricevute deve rispettare i principi di imparzialità e di riservatezza. Questi ultimi sono soggetti tutti agli stessi obblighi di riservatezza previsti per il RPCT.

Durante l’attività istruttoria della segnalazione è fatto salvo il diritto alla riservatezza e il rispetto dell’anonimato del segnalante, salvo che ciò non sia possibile per le caratteristiche delle indagini da svolgere.

Al termine dell’istruttoria, il RPCT predispone una relazione riepilogativa contenente la descrizione (i) dei fatti accertati; (ii) delle evidenze raccolte; e (iii) delle cause e delle carenze che hanno permesso il verificarsi della situazione segnalata. In base alle evidenze raccolte il RPCT procede:

all’archiviazione della segnalazione, qualora la medesima si rivelasse infondata, dandone comunicazione al segnalante;
a dare comunicazione del fatto segnalato, evidenziando che si tratta di una segnalazione su cui c’è una rafforzata tutela della riservatezza, all’organo preposto ai procedimenti disciplinari e/o alle altre strutture organizzative competenti, ai fini dell’adozione dei provvedimenti del

Il RPCT utilizza, inoltre, il contenuto delle segnalazioni per identificare le aree critiche societarie in un’ottica di miglioramento della qualità ed efficacia del sistema di prevenzione della corruzione. A tal fine, il RPCT può predisporre gli interventi organizzativi necessari per rafforzare le misure di prevenzione della corruzione nell’ambito in cui è emerso il fatto segnalato.

11. Forme di tutela del segnalante e divieto di discriminazione

L’identità del Segnalante non può essere rivelata, ad eccezione dei casi in cui sia configurabile una responsabilità a titolo di calunnia e di diffamazione ai sensi delle disposizioni del codice penale o una

responsabilità civile ai sensi dell’art. 2043 del codice civile e delle ipotesi in cui l’anonimato non è

opponibile per legge (es. indagini penali, tributarie o amministrative, ispezioni di organi di controllo).

Pertanto, fatte salve le eccezioni di cui sopra, l’identità del Segnalante non può essere rivelata senza il suo espresso consenso e tutti coloro che ricevono o sono coinvolti nella gestione della segnalazioni sono tenuti a tutelare la riservatezza di tale informazione. La violazione dell’obbligo di riservatezza è fonte di responsabilità disciplinare, fatte salve ulteriori forme di responsabilità previste dall’ordinamento giuridico.

Pertanto, fatte salve le eccezioni di cui sopra, l’identità del segnalante non può essere rivelata a soggetti non coinvolti nel processo, così come declinato nel presente documento, senza il suo espresso consenso.

Fatto salvo quanto sopra, per quanto concerne l’ambito del procedimento disciplinare, l’identità del segnalante può essere rivelata all’autorità disciplinare e/o al segnalato solo nei casi in cui:

vi sia il consenso espresso del segnalante;
la conoscenza dell’identità del segnalante risulti assolutamente indispensabile alla difesa del segnalato.

Sulla base di quanto disposto dall’art. 3, co. 4 del Decreto Whistleblowing, la tutela della persona segnalante si applica anche:

quando il rapporto giuridico con Infranet non è ancora iniziato, se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite durante il processo di selezione o in altre fasi precontrattuali;
durante il periodo di prova;
successivamente allo scioglimento del rapporto giuridico, se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite nel corso del rapporto stesso.

La tutela, inoltre, è estesa:

ai facilitatori;
alle persone del medesimo contesto lavorativo della persona segnalante e a quelle che sono legate alla stessa da uno stabile legame affettivo o di parentela entro il quarto grado;
ai colleghi di lavoro della persona segnalante che lavorano nel medesimo contesto lavorativo e che hanno con detta persona un rapporto abituale e corrente;
agli enti di proprietà della persona segnalante o per i quali la stessa lavora, nonché agli enti che operano nel medesimo contesto lavorativo della persona segnalante.

La segnalazione è, infine, sottratta al diritto di accesso previsto dagli artt. 22 e seguenti della Legge 241/1990 recepita con Legge Regionale 13/1993. Il documento non può, pertanto, essere oggetto di visione né di estrazione di copia da parte di richiedenti.

Ai sensi della normativa in materia di Whistleblowing, il Segnalante che abbia segnalato o denunciato condotte illecite di cui è venuto a conoscenza in ragione del rapporto di lavoro, o chi abbia collaborato alle attività di riscontro, non può essere sanzionato, demansionato, licenziato, trasferito, o sottoposto ad altra misura organizzativa avente effetti negativi, diretti o indiretti, sulle condizioni di lavoro determinata dalla segnalazione.

Il dipendente che ritiene di aver subito una discriminazione per il fatto di aver effettuato una segnalazione di illecito deve dare notizia circostanziata dell’avvenuta discriminazione al RPCT, mediante inoltro di una segnalazione con gli stessi canali interni di cui al precedente § 9. Quest’ultimo, valutata la sussistenza degli elementi comprovanti la discriminazione, decide in ordine all’opportunità/necessità di adottare atti o provvedimenti per ripristinare la situazione e/o per rimediare agli effetti negativi della discriminazione e la sussistenza degli estremi per sollecitare l’avvio del procedimento disciplinare nei confronti dell’autore della discriminazione.

12. Tutela dei dati personali

Le attività connesse alla gestione delle segnalazioni, implicano il trattamento di dati personali di vari soggetti interessati: il segnalante, la persona coinvolta e i terzi menzionati nella segnalazione.

Sulla base di quanto disposto dall’art. 13 del Decreto Whistleblowing, Infranet adotta gli accorgimenti e le misure previste dalla normativa in relazione al trattamento dei dati personali, come definiti dal Regolamento UE n. 679/2016 (“GDPR”), effettuato nell’ambito delle suddette attività di gestione delle segnalazioni.

In primo luogo, in applicazione del principio di minimizzazione, i dati personali che manifestamente non sono utili al trattamento di una specifica segnalazione non verranno raccolti o, in caso di raccolta accidentale, verranno immediatamente cancellati.

In secondo luogo, l’esercizio dei diritti degli interessati di cui agli articoli da 15 a 22 del GDPR (accesso ai dati, rettifica, cancellazione, portabilità, opposizione e così via), è ammesso nei limiti di quanto previsto dall’articolo 2-undecies del Codice in materia di protezione dei dati personali (D.lgs. 30 giugno 2003 n. 196, come successivamente modificato dal D.lgs. 18 maggio 2018 n. 51). Tale norma, in particolare, preclude l’esercizio dei diritti dell’interessato quando da esso possa derivare “un pregiudizio effettivo e concreto” alla riservatezza dell’identità del soggetto che segnala violazioni di cui sia venuto a conoscenza in ragione del proprio rapporto di lavoro o delle funzioni svolte. In sostanza, l’esigenza di mantenere riservata l’identità del segnalante può comportare limitazioni alla richiesta di un terzo interessato, ad esempio, di accedere ai dati personali che lo riguardano e che sono menzionati nella segnalazione.

In terzo luogo, Infranet, in qualità di titolare del trattamento, è tenuta (i) al rispetto dei principi generali di cui all’articolo 5 del GDPR, nonché i principi di “privacy by design” e “privacy by default” di cui all’articolo 25 GDPR; (ii) a fornire al segnalante e alle persone coinvolte le informazioni prescritte dagli articoli 13 e 14 del GDPR e (iii) ad adottare misure appropriate a tutela dei diritti e delle libertà degli interessati.

Da un punto di vista operativo, in ossequio a quanto previsto dall’art. 13, co. 6 del D.lgs. 24/2023 Infranet ha reso istruzioni ai sensi dell’art. 29 GDPR al RPCT.

Le segnalazioni, interne ed esterne e la relativa documentazione, ai sensi dell’art. 14 del Decreto Whistleblowing, sono conservate per il tempo necessario al trattamento e conseguente disamina della segnalazione ricevuta e comunque non oltre 5 anni a decorrere dalla data di comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione.

Modulo Segnalazione telematica

Le segnalazioni in forma cartacea, vanno recapitate all’attenzione del RPCT (Responsabile della Prevenzione della Corruzione e della Trasparenza), secondo le modalità riportate nel paragrafo 9 della procedura sopra esposta per la presentazione e la gestione delle segnalazioni di presunte condotte illecite (Whistleblowing)
Per questo scopo si mette a disposizione del segnalante il modulo in formato pdf per il download.

Modulo segnalazione cartacea